Nástroje na prácu s dokumentmi
Spracoval: doc. Mgr. Norbert Vrabec, PhD.
Čo sú to onlinové nástroje na prácu s dokumentmi?
V prostredí internetu existuje široké spektrum najrôznejších digitálnych riešení priamo alebo nepriamo využiteľných v najrozličnejších životných situáciách. Onlinová komunikácia znamená predovšetkým veľmi rozmanitý a neustále sa rozširujúci ekosystém digitálnych platforiem, nástrojov a aplikácií, ktoré sú dostupné v prostredí internetu. Sú určené na zefektívnenie a skvalitnenie rôznych procesov a ľudských aktivít, rôzne formy komunikácie a interakcií medzi používateľmi, ako aj najrôznejších typov služieb.
Ide o efektívne onlinové nástroje umožňujúce tvorbu, revízie, správu, publikovanie a zdieľanie rôznych obsahov. Väčšinou sú to textové dokumenty, tabuľky, grafy, prezentácie, schémy, formuláre, šablóny, obrázky. Tieto platformy potvrdzujú, že sociálne médiá nie sú zamerané len na zábavu, ale sú aj užitočným nástrojom na pracovné a osobné využitie. Ich súčasťou sú editačné nástroje, ktoré umožňujú pracovať na úlohe bez toho, aby ste mali v počítači nainštalovaný akýkoľvek aplikačný softvér. Napríklad služba Google Disk predstavuje plnohodnotný kancelársky balík, v ktorom sa dajú vytvárať rôzne dokumenty, tabuľky, prezentácie, grafy a pod.
Aké sú výhody onlinových nástrojov na prácu s dokumentmi?
Dôležitým benefitom takýchto riešení je, že pracovať na spoločnej úlohe môžu viacerí ľudia súčasne – fyzicky sa môžu nachádzať na opačných koncoch sveta. Jedinou podmienkou je prístup na internet. Členovia pracovného tímu, spolupracovníci, spolužiaci alebo priatelia môžu komentovať a priamo meniť jednotlivé návrhy alebo zdieľať pripomienky ku konkrétnym návrhom dokumentom – či už ide o texty, tabuľky, grafy, alebo iné formáty. V niektorých programoch nechýbajú aplikácie na vytváranie myšlienkových máp, brainstorming a podporu práce na spoločných projektoch.
Nastaviť sa dajú rôzne úlohy a individuálne oprávnenia pre každého člena tímu, možno sledovať harmonogram projektu, plnenie naplánovaných aktivít a cieľov, spravovať neobmedzené množstvo projektov.
Aké typy nástrojov môžeme využívať?
Najdostupnejšiu a zároveň veľmi komplexnou digitálnou platformou tohto druhu je Google Disk. Google Disk vám ponúka v bezplatnej verzii 15GB priestoru, pričom vytvárať, ukladať a zdieľať môžeme rôzne typy obsahu – texty, tabuľky, obrázky, prezentácie a formuláre. Ukladať však môžete aj iné typy súborov – fotografie, videá a ďalšie. Výhodou je, že vaše súbory na Disku sú prístupné z ľubovoľného smartfónu, tabletu alebo počítača. Takže kamkoľvek pôjdete, súbory vás budú nasledovať, a nemusíte si ich prenášať na USB kľúči. Dokument sa vždy otvorí v poslednej verzii, v akej sme ho uložili do zdieľaného priečinka.
Google Disk poskytuje 4 základné nástroje na prácu s dokumentmi:
Dokumenty Google
Slúži ako výkonný textový editor. Umožňuje nám vytvárať, vkladať, upravovať a zdieľať rôzne textové súbory (napríklad súbory s príponami .doc., .docx, .rtf., .txt a ďalšie formáty). Výhodou je, že súbory môžeme okamžite zdieľať s inými používateľmi. Môžeme im umožniť, aby si súbor iba prezerali, alebo im umožníme dokumenty aj editovať.
Tabuľky Google
Ide o užitočný nástroj na prácu s tabuľkami a grafmi. Umožňuje nám vytvárať, vkladať, upravovať a zdieľať rôzne súbory obsahujúce číselné údaje. Môžeme si vytvoriť jednoduchú tabuľku, do ktorej si budeme zapisovať naše výdavky, ale aj zložitejšie druhy tabuliek, v ktorých aplikujeme rôzne výpočty, matematické, štatistické a ďalšie operácie. Môžeme vytvárať tiež grafy, ktoré sú akousi grafickou reprezentáciou číselných a textových údajov z našich tabuliek. Aj v tomto prípade môžeme tabuľky a grafy zdieľať s inými ľuďmi. Je to výhodné, napríklad ak pracujeme na spoločnom projekte a chceme, aby všetci členovia tímu mohli súbory upravovať.
Prezentácie Google
Tento nástroj umožňuje prácu s prezentáciami. Využiť ho môžete pri príprave školského projektu alebo ak chcete iným ľuďom názorne prezentovať svoj nápad. Vytvorenú prezentáciu môžete umiestniť aj v onlinovom priestore – napríklad na webovej stránke školy, blogu alebo obľúbenej sociálnej sieti.
Formuláre Google
Ide o užitočnú pomôcku na vytváranie onlinových dotazníkov, prípadne rôznych druhov formulárov, prostredníctvom ktorých od používateľov internetu môžete získavať ich názory alebo iné údaje. Chcete zistiť názory študentov vašej triedy o plánovanom školskom výlete. Nie je nič ľahšie – vytvorte si jednoduchý dotazník a zdieľajte ho so spolužiakmi. Okamžite tak získate spätnú väzbu, vrátane grafov a tabuliek, s ktorých sa dozviete, o aké výlety majú spolužiaci záujem.
Nástroje na prácu s dokumentmi:
Na prácu s platformou Google Disk je potrebné mať vytvorený účet v spoločnosti Google. Ak používate e-mailovú službu Gmail, nemusíte sa zriaďovaním účtu vôbec zaoberať. V tomto prípade používate svoje existujúce prihlasovacie údaje. Ak účet nemáte vytvorený, stačí si zriadiť nové e-mailové konto Gmail.
Ako pracovať s platformou Google Disk?
- Otvorte si prehliadač Google (https://www.google.sk/)
- V pravom hornom rohu obrazovky kliknite na štvorček, ktorý sa nachádza vedľa vašej fotografie (položka s názvom Google Aplikácie)
- Kliknite na ikonu Google Disk
- V ľavom hornom rohu kliknite na ikonku s nápisom Nové
- Zobrazia sa vám jednotlivé položky:
- Nahranie súboru (môžete na disk nahrať akýkoľvek súbor zo svojho počítača)
- Nahranie priečinka (slúži na vytváranie priečinkov, v ktorých si môžete usporiadať svoje súbory – napríklad podľa tematických kategórií
- Dokumenty Google (po kliknutí na túto položku sa vám otvorí nový textový dokument, s ktorým môžete okamžite pracovať)
- Tabuľky Google (po kliknutí na túto položku sa vám otvorí nový tabuľka, s ktorou môžete okamžite pracovať)
- Prezentácie Google (po kliknutí na túto položku sa vám otvorí nová prezentácia, s ktorou môžete okamžite pracovať)
- Formuláre Google (po kliknutí na túto položku môžete začať vytvárať nový onlinový dotazník alebo iný onlinový formulár, prostredníctvom ktorých môžete zisťovať názory alebo iné informácie od iných používateľov)
Ako zdieľať dokument s inými používateľmi?
Textové i tabuľkové dokumenty, prezentácie, ako aj formuláre môžete jednoducho zdieľať so spolužiakmi alebo inými používateľmi, ktorým umožníte prístup. Po otvorení ľubovoľného dokumentu kliknite na modrú ikonku s názvom Zdieľať. Vložte emailové adresy svojich spolužiakov a stlačte ikonku Hotovo.
Môžete si nastaviť aj úroveň zdieľania. Rôznym osobám teda môžete nastaviť rôzne prístupové práva k dokumentu. Kliknite na ikonku vedľa políčka, do ktorého vkladáte e-mailové adresy. Nastavte, či daný používateľ môže dokument upravovať, komentovať, prípadne si ho iba zobraziť bez toho, aby mal právo do obsahu zasahovať.
Úloha na prácu s nástrojom Dokumenty Google
- Otvorte si nový dokument v nástroji Dokumenty Google
- Skopírujte do dokumentu ľubovoľný článok z vášho školského časopis
- Nastavte typ písma na Times New Roman, veľkosť písma 12
- Vložte titulok článku, označte ho tučným písmom (položka Bold), nastavte veľkosť písma na 14
- Zdieľajte vytvorený dokument so svojimi spolužiakmi a povoľte im možnosť upravovať dokument
Úloha na prácu s nástrojom Tabuľky Google
- Otvorte si nový dokument v nástroji Tabuľky Google
- Vytvorte jednoduchú tabuľku. Môže ísť napríklad o prehľad počtu prispievateľov do vášho školského časopisu. Čo budete k tejto úlohe potrebovať? Preštudujte si predchádzajúce 3 čísla vášho časopisu. Spočítajte, koľko autorov prispelo do každého z čísiel časopisu.
- Do prvej bunky vľavo hore napíšte: Číslo vydania časopisu. Do buniek v prvom stĺpci vložte príslušné čísla (napr. 1, 2, 3…)
- Do druhej bunky vľavo hore napíšte: Počet prispievateľov. Do buniek v druhom stĺpci vložte počty autorov
- Označte si kurzorom celú tabuľku a kliknite na Vložiť——–Graf
- Túto tabuľku si môžete pravidelne aktualizovať a získate tak prehľad o vývoji počtu prispievateľov do vášho časopisu
- Ak nemáte v škole časopis, vytvorte si akúkoľvek inú tabuľku, napr. rozdelenie počtu chlapcov a dievčat vo vašej triede.
Úloha na prácu s nástrojom Prezentácie Google
- Otvorte si nový dokument v nástroji Prezentácie Google
- Vytvorte si prezentáciu, do ktorej vložíte jednotlivé strany vášho školského časopisu
- Zdieľajte túto prezentáciu s vedením školy, so spolužiakmi, s poslancami obecného alebo mestského zastupiteľstva a so starostom alebo primátorom vašej obce / mesta.
Úloha na prácu s nástrojom Formuláre Google
- Otvorte si nový dokument v nástroji Formuláre Google
- Vytvorte jednoduchý onlinový dotazník, prostredníctvom ktorého budete zisťovať spokojnosť vašich spolužiakov so školským časopisom
- Onlinový dotazník zdieľajte so spolužiakmi, ktorý ho priamo môžu vyplniť
- Výsledky prieskumu použite ako spätnú väzbu pre redakciu časopisu, ktorá vám ukáže, čo je potrebné zlepšiť a o čo majú čitatelia záujem.
Ešte si naštudujte:
Podrobný návod na prácu s
https://pcnews.sk/softver/google-docs-uvod-do-serialu
Podrobný návod na prácu s nástrojom Tabuľky Google:
https://visibility.sk/blog/efektivna-praca-s-excel-google-spreadsheet-tabulkami/
Podrobný návod na prácu s nástrojom Prezentácie Google:
https://blindrevue.sk/google-prezentacie-online-aplikacia-na-tvorbu-prezentacii-s-citacom-obrazovky/
Podrobný návod na prácu s nástrojom Formuláre Google:
https://blindrevue.sk/google-formulare-nastroj-na-zber-udajov-aj-s-citacom-obrazovky/
Vytvorte si v Google Disk-u samostatný adresár a pravidelne si do neho ukladajte textové dokumenty, tabuľky a prezentácie, ktoré ste si vytvorili v rámci tohto kurzu. Pomôže vám to lepšie sa zorientovať v problematike a zároveň sa ku svojím súborom ľahko dostanete, keď ich budete v budúcnosti potrebovať. Do samostatného adresára si môžete ukladať aj vypracované zadania, projekty alebo iné materiály z vyučovacích predmetov, ktoré máte vo vašej škole.